Gouvernance des renseignements personnels
La Loi 25 demande à toute entreprise de se donner des règles écrites sur la façon dont elle traite les renseignements personnels, et d'en publier les grandes lignes. Cette page est cette publication. Elle dit ce que nous faisons réellement, pas ce qui sonne bien.
1. Qui en est responsable
Éric Fillion, président de Bronko Marketing Inc., est le responsable de la protection des renseignements personnels. La fonction n'est déléguée à personne. Il approuve nos règles, décide des évaluations de vie privée, répond aux demandes et aux plaintes, et tient le registre des incidents. Vous pouvez lui écrire à admin@bentops.com.
2. Comment nous décidons de recueillir quelque chose
Notre première question n'est pas « avons-nous le consentement », c'est « en avons-nous vraiment besoin ». Un consentement ne rend pas légitime une collecte qui n'était pas nécessaire. C'est aussi le principe du produit : ce que vous créez dans bentops reste sur votre ordinateur, nous n'y avons aucun accès. Les seuls renseignements que nous traitons sont ceux qui entourent la vente et le fonctionnement du service.
Avant tout nouveau projet touchant des renseignements personnels, et avant toute communication à l'extérieur du Québec, nous procédons à une évaluation écrite des facteurs relatifs à la vie privée. Elle expose le raisonnement, pas seulement la conclusion.
3. Combien de temps nous conservons
Chaque renseignement a une durée, fixée selon la raison pour laquelle nous le détenons :
- Achat (nom, courriel, province, facture) : 7 ans après l'exercice financier, parce que les lois fiscales exigent la conservation des pièces justificatives.
- Licence et activation (clés, empreinte d'appareil) : tant que la licence est active, puis 12 mois.
- Lien d'un partenaire (identifiant de visiteur, clic) : 24 mois après le clic. Le témoin déposé dans votre navigateur, lui, dure 48 heures.
- Courriels que vous nous envoyez : 24 mois.
- Registre des incidents : 5 ans à compter du moment où nous avons eu connaissance de l'incident.
Au terme de ces durées, les renseignements sont détruits. Nous n'employons pas le mot « anonymisé » à la place de « détruit » : une véritable anonymisation obéit à des règles distinctes que nous ne pratiquons pas. À être transparents : l'effacement automatique n'est pas encore construit. D'ici là, la destruction se fait à la main, à notre révision annuelle.
4. Qui fait quoi
L'entreprise n'a pas d'employé. Éric Fillion assume seul tout le cycle de vie des renseignements : ce qui est recueilli, les accès, la sécurité, les réponses aux demandes, les incidents. Si l'entreprise embauche ou confie un mandat à un tiers ayant accès à des renseignements personnels, cette personne sera informée par écrit de ses obligations, limitée au strict nécessaire, et ses accès retirés à la fin du mandat.
5. Nos fournisseurs et l'extérieur du Québec
Nous faisons appel à Stripe (paiements), à notre hébergeur (site, base de données, courriel), à Google (mesure de fréquentation, avec votre consentement), à Cloudflare (protection des formulaires contre les robots), à Meta (mesure publicitaire, avec votre consentement) et à Anthropic (uniquement si vous activez vous-même la connexion facultative à l'assistant dans le logiciel). Plusieurs traitent des renseignements hors du Québec. Avant une telle communication, nous faisons une évaluation écrite et nous conservons la version des conditions du fournisseur en vigueur à ce moment. Nous ne vendons ni ne louons jamais vos renseignements. Le détail figure dans notre politique de confidentialité.
6. Comment nous protégeons
Les clés et mots de passe vivent hors du code et hors des dossiers accessibles par le Web. Les échanges se font en HTTPS. Les numéros de carte ne passent jamais par nos serveurs : Stripe les traite directement. Les identifiants techniques que nous journalisons sont transformés en empreintes. La double authentification est activée là où elle existe. Les logiciels que nous distribuons sont signés, pour que vous sachiez qu'ils viennent bien de nous.
7. En cas d'incident
Nous tenons un registre des incidents de confidentialité, même lorsqu'il est vide, et nous en transmettons copie à la Commission d'accès à l'information sur demande. Un incident n'est pas seulement un piratage : c'est aussi un accès, une utilisation ou une communication non autorisés, ou une perte. Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission et les personnes concernées avec diligence.
8. Vos droits et nos délais
Vous pouvez demander l'accès à vos renseignements, leur rectification, le retrait de votre consentement, la remise de vos renseignements informatisés dans un format couramment utilisé, ou la désindexation dans les cas prévus par la loi. Écrivez à admin@bentops.com. Nous répondons par écrit dans les 30 jours. Un refus est motivé, indique l'article de loi invoqué et vos recours. Une limite à connaître : ce que vous créez dans bentops est sur votre ordinateur, nous ne pouvons ni le fournir ni le détruire, puisque nous ne l'avons pas.
9. Comment porter plainte
Toute insatisfaction touchant la protection de vos renseignements est traitée comme une plainte, que vous l'appeliez ainsi ou non. Écrivez à admin@bentops.com. Voici ce qui se passe ensuite :
- Nous accusons réception dans les 5 jours ouvrables.
- Le responsable examine ce qui est reproché, ce qui s'est passé et ce que dit la loi.
- Nous répondons par écrit, avec nos motifs, dans les 30 jours de la réception.
- S'il y a lieu, nous corrigeons, et l'inscrivons au registre des incidents si la plainte en révèle un.
Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec. Nous conservons chaque plainte et sa réponse pendant 3 ans.
10. Révision
Ces règles sont revues une fois par an, et plus tôt si quelque chose d'important change : un nouveau fournisseur, un nouveau canal publicitaire, une nouvelle fonction du logiciel touchant des renseignements personnels, une embauche, ou une modification de la loi. Chaque révision est datée et approuvée par le responsable.